Barrierefreie Dokumente und Formulare

Die Vorgaben der BITV (BITV 2.0 und WCAG) gelten auch für Dokumente, PDF-Dateien sowie Formulare und spielen insbesondere im öffentlichen Sektor eine wichtige Rolle. Um die Umsetzung von digitaler Barrierefreiheit in allen Bereichen zu erleichtern, gibt es im Folgenden eine Übersicht und zwei Handreichungen, welche die wichtigsten Punkte nach den WCAG-Standards beinhalten und beim Erstellen von barrierefreien Dokumenten und Formularen beachtet werden sollten.

Hier handelt es sich insbesondere um barrierefreie Word- und PDF-Dokumente. Die PDF-Dokumente sind Teil des Webauftritts und müssen zu den entsprechenden Umsetzungsfristen ebenfalls barrierefrei zur Verfügung gestellt werden. Ausnahmen bilden PDF-Dokumente, die vor September 2018 angelegt wurden: Sie müssen nachträglich nicht barrierefrei umgestaltet werden, es sei denn sie sind für aktive Verwaltungsverfahren notwendig.

Die 10 wichtigsten Schritte zur Erstellung der Dokumente sind:

• das Arbeiten mit Formatvorlagen,
• Dokumenteigenschaften benennen („Datei“ dann „Informationen“ und dann kann der Datei beispielsweise ein Dokumententitel, ein Autor oder ein Kommentar hinzugefügt werden),
• Grafiken mit Alternativtext versehen,
• Hyperlinks bearbeiten,
• bevorzugt schwarz-weiß Kontraste nutzen (Bilder mit hohem Kontrastunterschied),
• Schriftarten, wie Arial verwenden,
• Einrücken ist mit der Tabulatortaste durchzuführen und Umbrüche müssen mit Strg+Enter erstellt werden,
• die richtige Dokumentsprache (z. B. Deutsch) muss eingestellt sein,
• Überprüfen der Barrierefreiheit („Datei“ dann “Auf Probleme überprüfen“ und dann „Barrierefreiheit überprüfen“),
• eventuell das Dokument in PDF umwandeln (zur besseren Darstellung auf der Internetseite).

Im Folgenden gibt es eine Checkliste für die Erstellung von barrierefreien Dokumenten: Checkliste_barrierefreie_Dokumente

In der Regel können in Microsoft Word und in Adobe Acrobat DC Formulare erstellt werden. Deswegen sind die weiteren Informationen auf dem Dokument "Checkliste_barrierefreie_Dokumente" aufgebaut. Es gibt allerdings auch Formulare, die direkt im Webauftritt integriert sind oder eine andere Herkunftsgrundlage haben. Für alle Formulare gilt jedoch das Gleiche.

Formulare sind insbesondere dann barrierefrei, wenn:

• sie klar strukturiert und aufgebaut sind.
• sie eine Formularbeschriftung vermitteln, welche Eingabe vom Nutzer zu erwarten sind.
• die Texte und/oder die Darstellungen für gleiche Funktionen  innerhalb einer Internetseite nicht variieren.
• Pflichtfelder und Eingabefelder mit vorgegebenem Wertebereich textlich gekennzeichnet worden sind.
• es kein Zeitlimit bei der Bearbeitung des Formulars gibt.
• jedes Formular vollständig mit der Tastatur gut bedient werden kann.
• vor Abschicken des Formulars die Möglichkeit erhalten, die eingegebenen Daten zu kontrollieren.

Im Folgenden gibt es eine Checkliste für barrierefreie Formulare: Checkliste_barrierefreie_Formulare

Für die Barrierefreiheitprüfung von PDF-Dokumenten nach der Universal Accessibility-Richtlinie (kurz UA, ist ein Substandard des PDF-Standards ISO 32000-1), gibt es das kostenfreies Tool  PAC3 Tool.